#LI-Hybrid

Location: Mexico City, Mexico

Scope: Argentina

Responsabilidades Clave

• Gestión de Proveedores:

Iniciar y gestionar solicitudes de proveedores, asegurando procesos adecuados (por ejemplo, TPRM, carritos de compra, asignación de costos).

Gestionar la correspondencia con proveedores, preparar ofertas para servicios adicionales y monitorear su cumplimiento.

Recolectar y preparar documentación de Salud, Seguridad y Medio Ambiente (HSE) para asegurar el cumplimiento durante todo el ciclo de vida del contrato.

Asegurar que los contratos cumplan con los estándares GxP para cumplir con las regulaciones.

• Gestión de Contratos:

Revisar y finalizar contratos de proveedores con el equipo de Compras y equipos internos.

Facilitar la firma de contratos y mantener el cumplimiento legal.

Almacenar contratos firmados y mantener registros precisos en la base de datos de Novartis.

• Mantenimiento de Base de Datos:

Actualizar registros de proveedores y contratos para asegurar precisión y cumplimiento.

Realizar auditorías periódicas de la base de datos para identificar discrepancias o mejoras.

Gestionar cargos del arrendador (por ejemplo, facturas de renta, descuentos, garantías) y coordinar cambios con BPA y Contabilidad.

Colaborar en ajustes de contratos de arrendamiento con el equipo central de Administración de Arrendamientos.

• Asistir en la preparación de aprobaciones de costos (CARs) para proyectos pequeños de instalaciones con los equipos correspondientes.
• Crear órdenes de compra (POs) para gastos aprobados.
• Gestionar POs, recepción de bienes, pagos a proveedores, impuestos de propiedad y documentación de arrendamientos.
• Colaborar con el Head REFS y BPA para gestionar presupuestos, optimizar costos y asegurar operaciones fluidas de las instalaciones.
• Utilizar herramientas de seguimiento financiero para monitorear gastos, proporcionar transparencia de costos y apoyar en la toma de decisiones. Gestionar tareas administrativas según sea necesario, incluyendo cumplimiento de servicios relacionados con GxP cuando aplique.
• Preparar análisis e informes para apoyar al Gerente de REFS. Recargar costos transferidos de REFS a unidades de negocio y gestionar actividades de subarrendamiento (contratos, facturas, servicios de comedor, etc.).
• Rastrear y optimizar servicios públicos mientras se coordina la gestión de activos en SAP, incluyendo actividades administrativas y soporte en reportes HSE.

Requisitos Esenciales:

• Licenciatura en Administración de Empresas o Finanzas.
• Más de 3 años de experiencia comprobada en operaciones de instalaciones: órdenes de compra, previsión, registros, pagos a proveedores y servicios públicos, gestión de contratos y administración financiera.
• Dominio de SAP y herramientas de seguimiento financiero para la monitorización y elaboración de informes presupuestarios.
• Excelentes habilidades de comunicación y organización para gestionar la correspondencia y los plazos.
• Mentalidad analítica con atención al detalle y habilidades proactivas para resolver problemas.
• Capacidad para colaborar con equipos y gestionar múltiples partes interesadas de manera efectiva.
• Orientación a la acción, alto sentido de urgencia y gestión de riesgos.
• Dominio del inglés deseable